Die Tätigkeit des Inkassounternehmens beginnt mit der Entgegennahme des Inkassoauftrags und dem Anlegen einer Auftragsakte sowie der Errichtung eines buchhalterischen Forderungskontos. In den Auftragsakten, die ein Grundblatt mit allen wichtigen Schuldner- und Forderungsdaten enthalten, werden die mit dem jeweiligen Inkassoauftrag übergebenen Schriftstücke (z. B. Kopien von Verträgen, Bestellscheine, Mahnschreiben durch den Gläubiger, Schuldtiteln) aufbewahrt. In der EDV dient das entsprechende gestaltete Grundblatt vielfach als Datenerfassungsbeleg für die Einspeicherung und Errichtung einer abrufbaren „Computer-Akte“. Diese enthält später die genaue zahlenmäßige Entwicklung der Forderung. Über den Bildschirm kann sich der Inkassosachbearbeiter dann auf einen Blick über sämtliche bedeutsame Faktoren, wie Mahnschreiben, Zahlungseingänge, Ratenzahlungsvereinbarungen und den jeweiligen Forderungsbestand informieren. Die eigentliche Inkassobearbeitung beginnt mit einer Zahlungsaufforderung durch das Inkassounternehmen, mit der es sich gleichzeitig beim Schuldner legitimiert („X hat uns beauftragt, die Forderung von Ihnen einzuziehen“) und der sofortigen Ermittlung der für die Beurteilung des Zahlungswillens und der Zahlungsfähigkeit des Schuldners bedeutsamen Verhältnisse.
In der Zahlungsaufforderung wird hervorgehoben, dass der Schuldner nunmehr nur noch an das Inkassounternehmen zu zahlen habe. Der Wert der Forderung entscheidet über den Umfang der Ermittlungen. Aufwändige Ermittlungen werden erst später im Bedarfsfalle geführt. Zunächst verschafft sich das Inkassobüro jeweils nach Bedarf aus folgenden Quellen Erkenntnisse: aus dem Schuldnerverzeichnis, durch Anfragen an das Insolvenz und Vergleichsgericht, durch Einsichtnahme in die Protestlisten, durch Bank und Kreditauskünfte, durch Wirtschaftsauskünfte, durch Auskünfte aus dem Handelsregister, durch Anfrage an befreundete Inkassounternehmen, durch Überprüfung des eigenen Datenbestands, durch Einsicht im Güterrechtsregister. Bei unbekanntem Aufenthalt des Schuldners durch Blick in die Telefon- und Adressdaten, Einwohnermeldeamtsanfrage, Postanfrage, Anfrage bei früheren Nachbarn und bei Verwandten, Anfrage beim früheren Arbeitgeber, bei Gewerbetreibenden Schuldnern Anfrage beim Gewerbeamt der Gemeinde, Anfrage bei der Industrie- und Handelskammer. Je nach dem gewonnenen Ermittlungsergebnis werden dann folgende weitere Maßnahmen ergriffen: ein individuell zugeschnittener Schriftwechsel, der dem Sachstand der Forderung angepasst ist (vorgerichtlich, tituliert, nach mehrfach erfolglosen Vollstreckungsversuchen, als zunächst aussichtslos abgelegt).
Durch den EDV Einsatz kann der Sachbearbeiter durch Abruf verschiedener gespeicherter Textbausteine einen Mahnbrief zusammenstellen, der dem Schreiben eine persönliche Note verleiht. Kleinere Inkassobüros bevorzugen allerdings die mehr Erfolg versprechende individuelle Abfassung des Mahnschreibens. Vorgefertigte Formularmahnungen erwecken dagegen beim Schuldner den Eindruck eines nicht wichtig zu nehmenden Routineschreibens und sind selten erfolgreich. Telefoninkasso. Von dieser aus den USA stammenden Mahnart, die dort früher exzessiv und missbräuchlich unter Beschimpfungen und Bedrohungen und auch zur Nachtzeit durchgeführt wurde, wird inzwischen von den deutschen Inkassounternehmen in zulässiger und vernünftiger Weise rege gebraucht gemacht. Zwar ist eine telefonische Mahnung schwer beweisbar -der Inkassosachbearbeiter muss ein schriftliches Protokoll über das geführte Telefonat anfertigen, das zusätzlich von einer weiteren Person, die mitgehört hat, unterschrieben werden sollte-, andererseits ist aber Telefoninkasso deshalb sehr wirksam, weil der Schuldner direkt angesprochen wird. Er sieht sich unmittelbar mit der Forderung konfrontiert und muss Stellung beziehen. Viele Schuldner können sich mündlich besser ausdrücken las schriftlich und können auf diese Weise ihre Nichtzahlung besser erläutern und erklären. Werden telefonische Abreden über Zahlungsmodalitäten getroffen, sendet das Inkassounternehmen dem Schuldner einen Schriftsatz, der das Ergebnis der mündlichen Verhandlung festhält. Telefoninkasso wird -insbesondere mit Rücksicht auf berufstätige Schuldner – auch am Abend betrieben, jedoch nur bis 22:00 Uhr.
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